Na hora de organizar um evento corporativo para sua empresa, você certamente se preocupa com todos os detalhes para que tudo dê certo. Durante a preparação, entre tantos outros itens, pensa-se em como será a recepção aos convidados, quais serão as atrações, certifica-se da qualidade do serviço de comes e bebes e até na decoração.

Nessa checklist, no entanto, um item deve receber atenção especial: a escolha do espaço. Não importa se será uma confraternização, uma reunião para apresentação de resultados ou um almoço de reconhecimento à equipe. A escolha correta do local do evento corporativo é essencial para o bom andamento de tudo o que foi programado para aquele momento.

Para te mostrar a real importância dessa decisão e auxiliar nessa seleção, preparamos uma série de dicas que ajudarão até os mais experientes na hora da contratação do local do evento corporativo.

Conheça as particularidades do seu evento

Alguns tipos de eventos exigem locais com detalhes específicos que devem ser levados em consideração na hora da contratação de um espaço.

Um congresso ou um ciclo de palestras realizado pela sua empresa, por exemplo, necessita de um auditório com cadeiras confortáveis — principalmente se os participantes ficarão sentados por muito tempo —, boa acústica e iluminação.

Já se você planeja a degustação de pratos ou um coffee break, tenha certeza de que o espaço possua estrutura necessária para realizar essas ações. Analise todas as suas necessidades antes de tomar uma decisão!

Entenda o tamanho do seu projeto

Um grande salão de festas pode realmente encher os olhos de quem organiza um evento corporativo. No entanto, caso o número de convidados não seja grande o suficiente para ocupar os espaços, o tiro pode sair pela culatra.

Por isso, na hora de pesquisar, estude com cuidado o número de participantes e escolha entre locais que tenham capacidade suficiente para acomodar com conforto todos os presentes. Não se esqueça de incluir nessa conta a equipe de receptivo, seguranças, garçons e outros membros do staff.

Atente-se à estrutura do local do evento corporativo

O ditado popular de que o barato sai caro também vale para a escolha do local do evento corporativo. Nem sempre o melhor preço, que vai permitir uma folga no seu orçamento, garantirá, também, a segurança e o conforto dos seus convidados.

Por isso, na hora de contratar o salão ou auditório, veja se o local possui saídas de emergência e se é de fácil acesso ao seu público-alvo. Além disso, confira se seus fornecedores conseguirão realizar serviço de carga e descarga de material com tranquilidade e, claro, se todos os documentos exigidos para a realização de eventos naquele espaço estão em dia. Evite surpresas desagradáveis de última hora!

Garanta acessibilidade e mobilidade

Contemplar todos os tipos de público no seu evento é uma das tarefas mais importantes na hora de escolher o local. Isso quer dizer que você deve garantir que pessoas com deficiência ou mobilidade reduzida possam acessar o local sem nenhuma dificuldade.

Inove e agrade seus convidados

Parte do sucesso de um evento passa pela parte de garantir que seus convidados tenham prazer de estar ali. Isso pode ser resolvido, também, pela escolha do local. Para garantir que estar presente naquele espaço não seja apenas mais um compromisso obrigatório, inove na escolha do ambiente.

Churrascarias, por exemplo, costumam oferecer estrutura para a realização de eventos corporativos, com espaço para apresentações, projeções e palestras. A preocupação com a alimentação também não ocorre nessa opção, já que após a programação formal do evento, os convidados podem almoçar ou jantar no próprio local.

Agora que você já entendeu como escolher o local do evento corporativo, continue por dentro de mais novidades assinando a nossa newsletter! Receba periodicamente em seu e-mail dicas, tendências da área de eventos, gastronomia e ações empresariais!